מה המערכת כוללת
כל יכולת — במשפט אחד. לחיצה על כרטיס פותחת דף עם ההסבר, ומשם קישור לפרק המתאים במדריך למשתמש.
ארכיון וארגון קליטת מסמכים איתור ושיתוף עבודה עם המסמך מודולים
ארכיון וארגון
ארוניות (ישות עליונה), תיקים (קלסרים), שדות חיפוש (לפי הגדרה), סטטוסים, הערות ומשימות — הכל בנוי לפי הלוגיקה של המשרד שלכם.
- ניהול מסמכיםארכיון דיגיטלי מלא: ארונית, תיק ומסמך — בדיוק כמו ארון הקלסרים, רק שאיתור המסמך נמשך זמן קצר מאוד.
- שדות נוספים לתיק ולארוניתמוסיפים לתיק ולארונית את השדות שהארגון צריך — מספר פרויקט, כתובת, אחראי — ומחפשים לפיהם.
- שדות נוספים למסמךכל סוג מסמך יכול לשאת נתונים משלו — סכום, מספר חשבונית, תאריך תוקף — שנכנסים בתיוק ומשמשים לאיתור.
- קבוצות לוגיות אוטומטיות (מצביעים)המערכת מקבצת מסמכים לפי נושאים באופן אוטומטי, כך שכל נושא נפתח כקבוצה אחת בלי עבודת סידור ידנית.
- סטטוסים למסמךלמסמך מקשרים סטטוס מתוך טבלת הסטטוסים של הארגון — כל סטטוס שתגדירו, למשל "ממתין לאישור תקציבי" — וקובעים את מצבו: פעיל או לא פעיל. זו עוד דרך לאתר מסמכים.
- סטטוסים לתיקלתיק מקשרים סטטוס מתוך טבלת הסטטוסים לתיק — עשרות סוגים לפי הצורך — וקובעים את מצבו: פעיל או לא פעיל. זו עוד דרך לאתר מסמכים.
- הערות למסמך ולתיקהערה שנרשמת על מסמך או על תיק נשארת איתו — כל מי שפותח אותו רואה את ההקשר.
- משימות לעובד, לתיק ולמסמךפותחים משימה לעובד, מצמידים אותה לתיק או למסמך, ועוקבים עד שהיא נסגרת.
קליטת מסמכים
כל מסמך, מכל מקום, נכנס לארכיון בכמה לחיצות — סורק, מדפסת, Outlook, Office ונייד.
- סריקות עם ניהול מנותסורקים ערימה שלמה במנה אחת, מכל סורק, והמערכת מפרידה ומתייקת כל מסמך למקומו.
- זיהוי בר-קודרובוט קליטה שמתוכנת לפי השיטות של הארגון שלכם: קורא את הבר-קוד שעל הדף ומתייק את המסמך לבד, בלי הקלדה.
- הדפסת מדבקות בר-קודמדפיסים מדבקת בר-קוד לתיק או למסמך — לכל מטרה שתבחרו, ולא רק כדי שהסריקה תדע לאן לתייק.
- קליטה מלחיצה ימנית בעכברלחיצה ימנית על קובץ במחשב — ותיוק ישיר לארכיון, בלי לפתוח את המערכת ובלי להעלות ידנית.
- קליטה ישירות מ-Officeכפתור בתוך Word, Excel ו-PowerPoint שמתייק את הקובץ הפתוח ישר לתיק הנכון.
- מדפסת חניבעל לתיוקכל תוכנה שיודעת להדפיס יודעת לתייק: בוחרים את מדפסת חניבעל, והמסמך נכנס לארכיון.
- Outlook — תיוק ושליחהמתייקים הודעות וקבצים מצורפים מתוך Outlook, ושולחים מסמכים מהארכיון ישירות מה-Outlook במחשב.
- תיוק במצלמת הניידמצלמים בטלפון מסמך בשטח, או מתעדים מצב — מתייקים — והצילום בתיק, בלי לחזור למשרד.
- OCR חינמי לדף הראשוןהטקסט של הדף הראשון בכל מסמך סרוק מזוהה בחינם, כך שאפשר לחפש לפי מילים שמופיעות בו.
איתור ושיתוף
מוצאים כל מסמך באפס זמן, וכל עובד רואה רק את מה שמותר לו.
- מציאת מסמך באפס זמןחיפוש לפי כל נתון — לקוח, תיק, סוג, תאריך, טקסט — ותוצאה במהירות רבה.
- שיתוף ידע לפי הרשאות ו-ADהידע הארגוני משותף, וכל עובד רואה רק את מה שמותר לו — כולל הרשאות לפי קבוצות Active Directory.
- הצגת מסמכים לתיקכל המסמכים של התיק במקום אחד, עם אפשרויות סינון — לפי סוג, תאריך, סטטוס או כל נתון אחר.
- עבודה במחשב ובניידהמערכת המלאה בדפדפן במחשב. בנייד — בעיקר איתור וצפייה במסמכים וחתימה ב-eSign, מהבית ומהשטח.
עבודה עם המסמך
צפייה, עריכה ב-Office, הוספת קבצים ל-PDF, שליחה ב-SMS ובמייל — בלי לצאת מהמערכת.
- קישור ל-Microsoft 365פותחים מסמך Word, Excel או PowerPoint מהארכיון, עורכים, והשינוי נשמר חזרה למקומו.
- שמירת גרסאות Officeכל עדכון של מסמך Office נשמר כגרסה, כך שתמיד אפשר לראות מה היה לפני.
- מציגן פנימי ומציגן חיצוניצופים במסמך בתוך המערכת, או פותחים אותו בתוכנה המקומית — לפי מה שנוח.
- הצגת מסמכי Office כ-PDFמסמכי Word, Excel ו-PowerPoint מוצגים במציגן הפנימי כקובץ PDF, בעזרת LibreOffice — שהוא חלק מההתקנה.
- הוספת קבצים למסמך PDFמוסיפים קובץ חיצוני אחד או יותר למסמך PDF שכבר קיים במערכת — והכול נשמר כמסמך אחד.
- שליחת קישור למסמך עם SMSשולחים ללקוח SMS עם קישור מאובטח למסמך — הוא מגיע בדיוק למי שהתכוונתם, ורק הוא מורשה לראות אותו.
- שליחת מסמכים במיילשליחת מסמכים מצורפים, או רשימת מסמכים עם קישור לצפייה — במייל, ישר מתוצאות החיפוש.
- עוזר מקומי לתמיכה ועזרהרכיב שמתקינים בכל עמדה לעבודה מלאה: מחבר את הדפדפן לתוכנות שבמחשב — למשל שליחת מסמכים מ-Outlook המקומי.
מודולים
נרכשים בנפרד, בתשלום חד-פעמי, רק כשצריך אותם. מחירים
- חיבור ל-OCR של ABBYY מודוללמי שצריך זיהוי טקסט מלא ואיכותי במיוחד — חיבור למנוע ה-OCR של ABBYY.
- חתימה מרחוק — eSign מודולשולחים מסמך לחתימה במייל או ב-SMS; הלקוח מאמת את זהותו וחותם מהמחשב או מהנייד.
- חתימה דיגיטלית מודולחתימה על מסמכים בתעודה מאובטחת או בכרטיס חכם, מתוך המערכת ומכל העמדות.
- סבב חתימות מודולחשבונית או מסמך עוברים לאישור לפי סכומים וקבוצות אישור, וכל שלב מתועד.
- טופס 101 דיגיטלי מודולהעובדים ממלאים וחותמים על טופס 101 במחשב; הנתונים מגיעים ממערכת השכר וחוזרים אליה.
- נהלים מודולמפרסמים נוהל, העובדים קוראים ומאשרים בחתימה, והמנהל רואה מי עוד לא אישר.
- ביעור מסמכים מודולכל מסמך שנדרש לשמור לפי נהלי מס הכנסה נחתם בכרטיס חכם על ידי שני גורמים בארגון; הנייר מבוער רק אחרי הגשת הדוח השנתי ובהנחיית רואה החשבון.